Die Erhebung der Daten für die DSHS erfolgt in den Suchthilfeeinrichtungen elektronisch anhand verschiedener Dokumentationssoftware.

Für jede Einrichtung wird der Einrichtungsdatensatz und für jeden Betreuungsfall ein Kerndatensatz Fall erhoben. Diese fallweise Betrachtung ist im Gesundheitswesen durchaus üblich und bedingt, dass eine Person mit mehreren Betreuungsepisoden im Beobachtungszeitraum auch mit mehreren Fällen in die DSHS eingeht.

Am Ende eines Erhebungsjahres werden alle Fälle in der Einrichtung aggregiert, d.h. nach zuvor definierten Vorschriften abgefragt und aufaddiert. Im Rahmen der Aggregierung entstehen verschiedene Auswertungsdateien über die erfassten Merkmale, die jeweils keine personenbezogenen Daten mehr enthalten („Tabellen“). Diese sind durch die Zusammenfassung der einzelnen Fälle anonymisiert.

Die einzelnen aggregierten Ergebnisdateien werden einrichtungsweise in einem „Tabellenband“ gebündelt und elektronisch an die GSDA übermittelt (Export).

Nach Eingang der Daten finden bei der GSDA umfangreiche Plausibilitätsprüfungen statt. Jeder Dateneingang wird auf technische Vollständigkeit und Korrektheit geprüft. Die GSDA spiegelt jedes Problem an die liefernde Einrichtung zurück. Darüber hinaus werden softwaresystembezogene Auswertungen vorgenommen, um ggf. vorhandene generelle Datenfehler zu identifizieren und abzuklären.

Nach Abschluss der Plausibilitätsprüfung nimmt die GSDA eine Addition der eingegangenen einrichtungsspezifischen Tabellenbände zu einem einzigen einrichtungsübergreifenden Gesamttabellenband vor (Meta-Aggregierung). Die daraus entstandenen Tabellenbände erhält das IFT zur Auswertung und Berichtslegung.