Die Erhebung der Daten für die DSHS erfolgt in den Suchthilfeeinrichtungen in der Regel elektronisch anhand verschiedener (KDS 3.0-zertifizierter) Dokumentationssysteme (mehr dazu unter https://www.suchthilfestatistik.de/kds/dokumentationssoftware.html).

Für jede Einrichtung wird ein Einrichtungsdatensatz (KDS-E) und für jeden Betreuungs- bzw. Behandlungsfall ein Kerndatensatz Fall (KDS-F) erhoben. Diese fallweise Betrachtung ist im Gesundheitswesen weit verbreitet und bedingt, dass ein und dieselbe Person mehrmals (mit unterschiedlichen Fällen) in die DSHS eingehen kann.

Nach Abschluss der Dokumentation für ein Erhebungsjahr werden alle für diesen Zeitraum anhängigen Fälle innerhalb der einzelnen Einrichtungen mittels eines vom IFT über die Softwareanbieter jährlich neu zur Verfügung gestellten Auswertungsprogramms gebündelt. Die dabei erzeugten Auswertungsergebnisse (Aggregate) werden zum DSHS – Datenmanagement gesendet und dort geprüft. Anschließend führt das DSHS – Datenmanagement die geprüften einrichtungsspezifischen Aggregate zu einem übergeordneten Gesamtdatensatz zusammen (Meta-Aggregierung). Das Ergebnis sind einrichtungstyp- bzw. maßnahmenbezogene Tabellenbände auf Bundes-, Landes-, Verbandsebene.  

Der Bereich DSHS – Monitoring & Forschung erhält ausschließlich diese über mehrere Einrichtungen gebündelten Gesamttabellenbände zur Auswertung und Berichtslegung, aber nicht die einrichtungsbezogenen Einzelauswertungen.

Stand: Januar 2024